Privacy verklaring HRRF

De Universiteit Gent en het Departement Werk, Economie, Wetenschap, Innovatie en Sociale Economie van de Vlaamse overheid (WEWIS) zijn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van de persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van de Human Resources in Research Flanders (HRRF) databank. Dit gaat over secundaire gegevens, aangezien deze niet rechtstreeks worden verzameld bij de personen, maar onrechtstreeks via de universiteiten.

Welke (persoons)gegevens worden verzameld en van welke bron?

De vijf Vlaamse universiteiten leveren over het algemeen om de twee jaar persoons-gegevens aan van hun onderzoekers. Het gaat om aanstellingsgegevens (functie, financieringstype, aanstellingspercentage, start en einde van de aanstelling, organisatie-eenheid, onderzoeksdiscipline), gegevens over het doctoraat (inschrijvingsdatum, verdedigingsdatum, onderzoeksdiscipline) en demografische gegevens (geboortemaand en -jaar, nationaliteit, geslacht). Verder worden voor de koppelingsdoeleinden, die worden gerealiseerd door de Trusted Third Party (zie hieronder, dit is de Algemene Directie Statistiek, ADS), ook de volgende gegevens toegevoegd aan de tabellen: rijksregisternummer, personeelsnummer, studentennummer, naam, voornaam, geboortedatum en geboorteplaats.

De reden waarom deze tabellen aan elkaar gekoppeld moeten worden is omdat de gegevens behorend tot eenzelfde persoon door de tijd heen en interuniversitair met elkaar in verband gebracht moeten worden. Het rijksregisternummer is momenteel de enige identificator die toelaat om de persoonsgegevens ondubbelzinnig met elkaar in verband te brengen. Deze persoonsgegevens worden door de universiteiten rechtstreeks bezorgd aan ADS, die instaat voor de koppeling van deze gegevens, de pseudonimisering ervan en de verwijdering van de evidente identificatoren (naam & voornaam, rijksregisternummer, personeelsnummer, studentennummer, geboorteland, geboorteplaats, geboortedag). Bij het proces van koppeling consulteert de ADS in het geval van foute of ontbrekende identificatoren het rijksregister om een juiste beslissing te kunnen nemen met betrekking tot de koppeling. Dit gebruik van het rijksregisternummer gebeurt onder een machtiging door de Dienst Toegang Rijksregister. De meest recente machtiging heeft nummer RR_085_19.

Het is pas na dit proces dat ECOOM HR in R&D de gepseudonimiseerde gegevens ontvangt, die zij in samenwerking met WEWIS verder analyseert in het kader van beleidsondersteuning. ECOOM HR in R&D ontvangt dus de tabellen die initieel door de universiteiten aan ADS werden aangeleverd, met uitzondering van volgende gegevens: naam, voornaam, rijksregisternummer, personeelsnummer, studentennummer, geboorteland, geboorteplaats, geboortedag. ECOOM HR in R&D beschikt daarentegen wel over het ‘gehashte’ personeels-, studenten- en rijksregisternummer waardoor, op basis van een koppelbestand dat eveneens aangeleverd wordt door ADS, de records van verschillende universiteiten over de tijd heen met elkaar in verband gebracht kunnen worden.

Wat is het doel van de verwerking?

Met deze databank wordt het volledige loopbaantraject van alle onderzoekers (sinds het academiejaar 1990-1991) verbonden aan een Vlaamse universiteit in kaart gebracht. Dit kadert in de opdracht van WEWIS om het beleid inzake onderzoek voor te bereiden, te monitoren en te evalueren (https://www.ewi-vlaanderen.be/onze-opdracht).

De HRRF biedt een unieke en veelzijdige output. Het laat toe om een doorsnede te maken van de onderzoekspopulatie op een welbepaald moment, maar ook om recente evoluties op te volgen in subgroepen van startende onderzoekers. De populatie doctorandi wordt op continue wijze gemonitord: hun karakteristieken, de discipline waarin ze het onderzoek verrichten, de financiering waarmee ze het onderzoek realiseren en hun slaagkansen. Na het behalen van het doctoraat laat de HRRF toe om na te gaan in welke mate de onderzoekers de Vlaamse universiteiten verlaten en zo potentiële kandidaten zijn voor de niet-academische arbeidsmarkt. Daarnaast wordt de academische doorgroei van de postdoctorale onderzoekers binnen Vlaanderen geëvalueerd. In deze verschillende fases van de academische carrières wordt ook de mobiliteit van de onderzoekers opgevolgd.

Op welke rechtsgrond worden de gegevens verwerkt?

Deze verwerking is noodzakelijk voor de wetenschappelijke en beleidsondersteunende onderzoeksdoeleinden (Art. 63/5 - 63/11 W&I Decreet https://codex.vlaanderen.be/Portals/Codex/documenten/1018085.html#H1067137 en www.ecoom.be). Dit onderzoek wordt gevoerd in het algemeen belang, dit wil zeggen dat het leidt tot een vermeerdering van kennis en inzicht die de maatschappij (direct of indirect) ten goede komt. Dit betekent ook dat de resultaten publiek kenbaar worden gemaakt. De updates van de HRRF indicatoren en ECOOM briefs kan men op deze website opvolgen. De resultaten worden aangewend ter ondersteuning van het beleid, zowel op Vlaams als op universitair niveau.

Wat is de duurtijd van de verwerking en de bewaartermijn van de gegevens?

De Universiteit Gent zal de gepseudonimiseerde gegevens die als deel van het onderzoek verzameld werden bewaren zo lang de HRRF-databank wordt geüpdatet.

Hoe wordt vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens gegarandeerd (oa. wie heeft toegang tot de gegevens tijdens en na het onderzoek)?

Enkel ADS heeft, als Trusted Third Party, toegang tot identificatie van de gegevens. Het ECOOM HR in R&D team binnen de Universiteit Gent heeft enkel toegang tot de gepseudonimiseerde gegevens. Binnen Universiteit Gent zijn alle medewerkers voor de omgang met persoonsgegevens gebonden aan de ‘Generieke gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en persoonlijke informatie’. Zo werken de medewerkers van het team enkel met opslag op beveiligde locaties voorzien door de ICT-dienst van Universiteit Gent. De analyses en output gebeuren op groepsniveau, dus de publiek beschikbare gegevens leiden niet tot identificatie van personen. Bij de overdracht van de gegevens van de Vlaamse universiteiten naar ADS verloopt dit via een speciaal geëncrypteerd platform, ook de overdracht van ADS naar ECOOM HR in R&D verloopt via dit platform.

Rechten van de betrokkenen

Voor de HRRF treedt WEWIS op als tussenpersoon. De betrokkene kan contact opnemen met de DPO van WEWIS via dpo.ewi@vlaanderen.be, met vermelding van ECOOM HR in R&D en ‘HRRF’. WEWIS neemt vervolgens contact op met ECOOM HR in R&D over de specifieke vraag zonder hierbij de naam van de betrokkene bekend te maken. Er wordt in de eerste instantie nagegaan of er kan ingegaan worden op de vraag (cf. verenigbaarheid voor wetenschappelijk onderzoek). Indien dat zo is zal de nodige actie ondernomen worden zonder dat ECOOM HR in R&D op de hoogte wordt gebracht van de identiteit van de betrokkene. Dit kan gaan over de volgende aspecten:

Vraag naar bijkomende informatie over de verwerking van de gegevens.
Vraag om toegang te krijgen tot de gegevens die over u bewaard worden.
Vraag om correcties door te voeren als de gegevens fout of onvolledig zijn. Tijdens de beoordeling van dit verzoek hebt u het recht de verwerking van gegevens over u te beperken.
Vraag om gegevens over u in een gangbare vorm over te dragen aan uzelf of iemand anders.
Vraag om gegevens over u te (laten) wissen voor zover dit niet de verwezenlijking en de geldigheid van de wetenschappelijke onderzoeksdoeleinden onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen.

Tot slot heeft u ook het recht om een klacht in te dienen over hoe uw informatie wordt behandeld. Dit kan bij de Belgische toezichthoudende instantie die verantwoordelijk is voor het handhaven van de wetgeving inzake gegevensbescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel

Tel. +32 2 274 48 00
e-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Contactgegevens

ECOOM HR in R&D: ecoom@ugent.be

Verantwoordelijke ECOOM Co-promoter: ignace.lemahieu@ugent.be

UGent DPO: Hanne Elsen, privacy@ugent.be, 09 264 95 17