De monitoring van de onderzoekers en hun academische loopbaan in Vlaanderen gebeurt op basis van de databank Human Resources in Research Flanders (HRRF). Deze databank is uniek in Vlaanderen omwille van de veelzijdige output die ze toelaat.

Ze bevat het volledige academische loopbaanverloop tijdens het verblijf van de onderzoekers aan één van de vijf Vlaamse universiteiten sinds het academiejaar 1990-1991. De databank is opgebouwd op basis van bestaande administratieve databronnen van de universiteiten. De aanstellingsgegevens (begin- en einddatum van de aanstelling, financiering, functie, aanstellingspercentage en organisatie-eenheid van tewerkstelling) worden verzameld, samen met de doctoraatinschrijvingen en -verdedigingen en enkele noodzakelijke demografische gegevens (leeftijd, geslacht en nationaliteit). Deze gegevensverzameling gebeurt via een Trusted Third Party die instaat voor de koppeling van de gegevens en de codering. Het bestand wordt tweejaarlijks geüpdatet.

De HRRF laat toe om een doorsnede te maken van de onderzoekspopulatie op een welbepaald moment, maar ook om recente evoluties op te volgen in subgroepen van startende onderzoekers. De populatie doctorandi wordt op continue wijze gemonitord: hun karakteristieken, de discipline waarin ze het onderzoek verrichten, de financiering waarmee ze het onderzoek realiseren en hun slaagkansen. Na het behalen van het doctoraat laat de HRRF toe om na te gaan in welke mate de onderzoekers de Vlaamse universiteiten verlaten en zo potentiële kandidaten zijn voor de niet-academische arbeidsmarkt. Daarnaast wordt de academische doorgroei van de postdoctorale onderzoekers binnen Vlaanderen geëvalueerd. In deze verschillende fases van de academische carrières wordt ook de mobiliteit van de onderzoekers opgevolgd.

De resultaten worden aangewend ter ondersteuning van het beleid, zowel op Vlaams als op universitair niveau. Hiertoe worden de basisindicatoren en kerncijfers gegenereerd voor Vlaanderen (publiek beschikbaar) en per universiteit. Elke universiteit kan zo zijn eigen resultaten vergelijken met Vlaanderen als geheel.